Tem a sensação de estar sempre a correr de um lado para o outro. Todos os dias parecem uma corrida contra o tempo. As urgências sucedem-se e acaba por se habituar a isso.
Mas as decisões são tomadas precipitadamente. Você sabe disso. No entanto, nada muda... há meses, anos.
Isso chama-se caos operacional. Um fenómeno que afeta a maioria dos gestores de PME. Não é uma fatalidade; apenas um sinal de que é hora de se estruturar.
Imagem da capa: Frédéric Neus - CEO OXALYO - Co-piloto do seu sucesso
O dia a dia de um gestor de uma PME...
Você está em toda parte. Você gerencia as vendas, a contabilidade, os recursos humanos, a estratégia. Você é o centro nevrálgico e, se estiver doente ou indisposto, nada funciona mais...
Todas as decisões passam por si. Os processos são vagos, pois todos estão habituados a passar por si.
As ferramentas estão dispersas: muitos ficheiros Excel, uma caixa de correio eletrónico prestes a implodir, softwares isolados.
Resultado: perda de tempo, erros, frustração das equipas. O crescimento estagna. Tem a sensação de estar a trabalhar mais... para obter resultados idênticos ou até inferiores.
Exemplo: uma PME industrial com 25 funcionários. O diretor gere os orçamentos, as compras e os relatórios de cobrança aos clientes. .
Ele passa as noites a verificar as faturas. A sua vida privada é afetada. As equipas aguardam as suas aprovações para avançar. Cada atraso tem um custo elevado.
Todos os ingredientes estão presentes para causar um esgotamento, uma tesouraria em baixa, equipas insatisfeitas...
Esta situação é familiar para si?
... as causas profundas do caos!
A primeira causa é a falta de estruturação. As tarefas repetitivas não são automatizadas. As responsabilidades são vagas.
A segunda causa diz respeito à informação. Os dados estão dispersos.
Terceira causa: resistência à mudança. As equipas têm medo de perder os seus pontos de referência. Temem a complexidade ou mesmo perder os seus empregos.
A mudança é fonte de receios, inclusive para o dirigente, que «sempre fez assim nos últimos 20 anos» e não quer que mexam no «seu bebé».
Quarta causa: o ego do líder. É preciso insistir. A empresa é o seu bebé. É verdade. Ele quer manter o controlo. É verdade. Ele hesita em delegar. Tudo bem... mas o bebé quer crescer.
Exemplo: uma empresa de serviços cujo diretor se recusa a integrar uma ferramenta de gestão.
Ele prefere os seus ficheiros Excel. Os bons velhos tempos. A calculadora com o papel que sai. Uma máquina de escrever deve estar algures nas instalações.
Ele acha que ninguém fará melhor do que ele. Resultado: ele dedica cerca de 40% do seu tempo a tarefas administrativas...
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Por que esse caos é um GRANDE problema (recorrente)
O caos prejudica o desempenho. Os erros multiplicam-se. Os prazos prolongam-se.
Os clientes ficam impacientes. O gestor fica exausto. As equipas ficam desmotivadas. O crescimento fica bloqueado.
Sem uma organização sólida, é impossível crescer.
Exemplo: uma PME de comércio eletrónico. As encomendas disparam. As ferramentas não acompanham.
Os stocks são mal geridos. Os atrasos acumulam-se. As críticas negativas multiplicam-se.
A reputação está a deteriorar-se.
Como sair deste impasse?
Etapa 1: qualquer mudança operacional é, antes de tudo, uma mudança de postura.
O dirigente está exausto: não quer mais assumir o papel de bombeiro ou de homem-orquestra. Ele quer voltar a ser o maestro dos primeiros tempos. Fresco, empenhado, com a mente clara e uma visão global.
Etapa 2: esclarecer as funções.
- Automatizar tarefas repetitivas.
- Centralizar os dados.
- Envolver as equipas.
- Explicar o significado da mudança.
- Tranquilizar todos e formar.
Dar o exemplo. Um dirigente é, antes de mais, um líder, ou seja, alguém que dá o exemplo e em quem se confia.
O simples facto de empreender uma transformação mostrará às suas equipas que é esse líder. Que a empresa está em boas mãos.
E assim que a sua equipa estiver envolvida na transformação, rapidamente se habituará à mudança.
Exemplo: uma PME no setor da construção civil. Ela decide integrar um ERP. As equipas são formadas e todos sentem um novo impulso: «a minha empresa permite-me evoluir, crescer».
Os processos estão definidos e isso tranquiliza a todos. As tarefas são automatizadas, o que alivia a carga de trabalho.
Resultado: economia de tempo, melhor visibilidade, menos erros. Uma lufada de ar fresco. Sorrisos.
O ERP como alavanca: porquê o Odoo?
A Forbes classificou o #Odoo como um dos melhores #CRM do mundo. Mas não é apenas um CRM. É um ERP que centraliza todos os dados. Em outras palavras, um único software para gerenciar tudo. Uma única fonte de verdade. CRM, gestão de projetos, RH, contabilidade, vendas, estoques. O Odoo automatiza as tarefas. Faturamento, acompanhamento de pedidos, cobranças.
O Odoo é a ferramenta concreta que lhe oferece uma visão em tempo real. Painéis de controlo para gerir o desempenho. O Odoo é modular e adapta-se ao tamanho e às necessidades da sua PME. Versão open source gratuita. Versão premium evolutiva. Estamos aqui para implementar esta alavanca estratégica.
Exemplo: uma PME com 15 funcionários adota o Odoo. Ela reduz os seus custos com software. Ela ganha em eficiência. Ela controla as suas vendas e os seus stocks em tempo real. E, claro, ela conta com o apoio da OXALYO, o copiloto que define consigo os seus processos, implementa o Odoo e serve como seu braço direito após a implementação.
Conclusão: não há fatalidade... apenas vontade de mudar!
O caos operacional não é inevitável. É um sinal de que está na hora de fazer a sua empresa crescer. Amadurecer significa estruturar os seus processos e equipar-se com as ferramentas certas. O Odoo pode ser a ferramenta catalisadora dessa transformação. A OXALYO é quem pilota a máquina. Pronto para alçar voo novamente? Descubra como a OXALYO - Co-piloto do seu sucesso e o ERP Odoo podem transformar a sua #PME em pouco tempo!